수업이나 회의 내용을 다시 확인해야 할 때 화면을 그대로 남겨두면 정리 부담이 크게 줄어듭니다. 줌에는 진행 중인 회의를 기록하는 기능이 들어 있어, 참석하지 못한 사람에게 내용을 전달할 때도 쓰입니다.
기록하는 위치는 두 갈래로 나뉩니다. 내 컴퓨터에 파일로 저장하는 방식과 서비스 저장 공간에 남기는 방식이 있고, 계정 종류에 따라 쓸 수 있는 범위가 달라집니다.
컴퓨터에 저장하는 방식과 저장 공간에 남기는 방식
컴퓨터 저장은 회의가 끝난 뒤 내 기기에 영상 파일이 만들어지는 방식입니다. 용량 제한이 기기 저장 공간에 달려 있어 긴 회의도 남길 수 있습니다.
서비스 저장 공간을 쓰는 방식은 회의가 끝나면 서버에 파일이 올라가고 주소로 공유하는 형태입니다. 참가자에게 파일을 직접 보내지 않아도 되는 점이 편리합니다.
두 방식 중 어느 쪽이 열려 있는지는 계정 조건에 따라 다릅니다. 개인 기본 계정과 조직에서 받은 계정의 설정이 달라 메뉴가 보이지 않는 경우도 있습니다.
기록 기능을 켜두는 위치
이 기능은 웹 화면 설정에서 관리됩니다. 계정을 만든 사람이나 관리자가 컴퓨터 저장 항목을 켜두어야 회의 화면에 버튼이 나타납니다.
조직 계정이라면 관리자가 일괄로 정해둔 값이 적용됩니다. 회의 중 버튼이 보이지 않으면 담당자에게 설정 상태를 확인해 달라고 요청하는 순서가 됩니다.
설정을 바꾼 뒤에는 프로그램을 다시 실행해야 반영되는 경우가 있습니다. 회의 직전에 급히 바꾸기보다 미리 확인해 두는 편이 안전합니다.
회의 중에 기록을 시작하는 방법
회의 화면 아래쪽 도구 모음에 기록 항목이 놓여 있습니다. 이 항목을 누르면 어느 위치에 남길지 고르는 선택이 나타나고, 고르면 곧바로 시작됩니다.
기록이 진행되는 동안에는 화면 위쪽에 표시가 남습니다. 참가자에게도 기록 중이라는 사실이 알려지므로 시작 전에 양해를 구하는 것이 일반적입니다.
잠시 멈추거나 완전히 끝내는 것도 같은 자리에서 처리합니다. 중간에 멈춘 뒤 다시 시작하면 하나의 파일로 이어지고, 끝내면 그 지점에서 파일이 마무리됩니다.
만들어진 파일을 찾는 위치
컴퓨터에 저장한 경우에는 회의가 끝난 뒤 변환 과정을 거칩니다. 이 과정이 끝나면 지정된 폴더에 영상과 음성 파일이 함께 만들어집니다.
저장 폴더는 설정에서 바꿀 수 있습니다. 기본 위치를 그대로 두면 문서 폴더 아래에 회의 날짜별로 하위 폴더가 생기는 방식입니다.
변환 중에 프로그램을 강제로 종료하면 파일이 완성되지 않습니다. 회의가 끝나도 변환 표시가 남아 있다면 끝날 때까지 기다리는 편이 좋습니다.
다른 참가자가 기록하려 할 때
호스트가 아닌 참가자도 권한을 받으면 기록할 수 있습니다. 회의 중 참가자 목록에서 해당 참가자에게 권한을 넘겨주면 그 사람 기기에 파일이 만들어집니다.
권한을 주지 않은 상태에서는 버튼이 눌리지 않습니다. 수업처럼 자료 관리가 중요한 자리에서는 이 방식으로 기록 주체를 한 명으로 유지할 수 있습니다.
회의가 끝난 뒤 권한은 이어지지 않습니다. 다음 회의에서 다시 필요하면 그때 다시 넘겨주면 됩니다.
기록을 남기기 전에 챙겨둘 것
참석자에게 미리 알리는 것이 기본입니다. 화면과 음성이 함께 남는 만큼 개인적인 대화가 섞이지 않도록 시작 시점을 조정하는 편이 좋습니다.
저장 공간도 미리 확인해 둡니다. 컴퓨터에 남기는 방식은 회의 시간이 길어질수록 용량이 커져, 여유가 부족하면 변환 단계에서 멈출 수 있습니다.
공유 범위도 정해두면 정리가 쉬워집니다. 주소로 공유하는 방식이라면 누구까지 열어볼 수 있게 할지 결정한 뒤 전달하는 것이 뒤탈이 적습니다.